E-Rechnung 2025: Neue Details zu technischen Anforderungen und Archivierung

Jüngste Veröffentlichungen, darunter ein FAQ-Katalog und ein Einführungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), geben präzisere Hinweise, insbesondere zu den technischen Anforderungen und den Aufbewahrungsfristen. Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Neuerungen und deren praktische Umsetzung.

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 bringt für Unternehmen klare Vorgaben mit sich, um den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen gerecht zu werden.

Technische Anforderungen: Was Sie wissen müssen

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert technologische Anpassungen in vielen Unternehmen. Insbesondere folgende Aspekte wurden präzisiert:

Maschinenlesbare Formate

E-Rechnungen müssen in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format erstellt werden, um die gesetzliche Vorgabe zu erfüllen. In Deutschland gelten XRechnung und ZUGFeRD als bevorzugte Standards.
Unternehmen können jedoch auch andere EU-konforme Formate verwenden, sofern diese die Interoperabilität mit den Systemen der Geschäftspartner gewährleisten (BMF, Einführungsschreiben 2024).

Interoperabilität und Systemkompatibilität

Um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten, müssen ERP- und Buchhaltungssysteme Rechnungen über Plattformen wie Peppol austauschen können. Interoperabilität und standardisierte Schnittstellen sind dabei entscheidend, um den lückenlosen Datenaustausch zu ermöglichen (BMF, FAQ-Katalog 2024).

Datensicherheit und DSGVO-Konformität

Die sichere Übertragung von Rechnungsdaten ist eine zentrale Anforderung. Verschlüsselungsverfahren und sichere Übertragungsprotokolle (z. B. AS4 oder SFTP) sind notwendig, um den Datenschutz zu gewährleisten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung den Vorgaben der DSGVO entspricht, insbesondere hinsichtlich der Zugriffskontrollen und der sicheren Speicherung sensibler Informationen (DSGVO Artikel 25 und 32).

Archivierung: Präzisierungen zur Aufbewahrungspflicht

Ein weiterer Fokus liegt auf der revisionssicheren Archivierung elektronischer Rechnungen. Jüngste Veröffentlichungen enthalten wichtige Ergänzungen zu den Anforderungen:

Revisionssichere Speicherung

Elektronische Rechnungen müssen in ihrer ursprünglichen, strukturierten Form aufbewahrt werden. Änderungen an archivierten Rechnungen sind nur zulässig, wenn diese vollständig protokolliert und nachweisbar sind. So wird die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet (BMF, FAQ-Katalog 2024).

Aufbewahrungsfristen

• 8 Jahre: Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt gemäß § 14b UStG eine Mindestaufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Dies betrifft sowohl ein- als auch ausgehende Rechnungen. (Ohne Gewähr, da wir keine Rechtsberatung sind).
• 10 Jahre: Für steuerlich relevante Unterlagen nach § 147 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die archivierten Daten während dieser Zeit unverändert und jederzeit lesbar bleiben.
  Wichtig: Der strukturierte Teil der E-Rechnung, der die maschinenlesbaren Daten enthält, muss unverändert erhalten bleiben (UStG § 14b, AO § 147).

DSGVO-konforme Archivierung

Rechnungen, die personenbezogene Daten enthalten, unterliegen besonderen Anforderungen. Neben der sicheren Speicherung muss gewährleistet sein, dass Zugriffe auf die Daten nur berechtigten Personen möglich sind. Die Einhaltung der DSGVO, insbesondere der Artikel 25 und 32, ist hierbei unerlässlich.