E-Rechnung 2025

Ob Sie gerade erst mit der Umstellung beginnen oder sich inmitten des Prozesses befinden – wir sind hier, um Ihnen zu helfen, die digitale Transformation Ihrer Finanzprozesse erfolgreich zu meistern.

Autor: Klaus Dirsen

Veröffentlicht: Zuletzt aktualisiert:

Kategorie: Consulting , Digitalization , E-Rechnung

4 Min. Lesezeit

E-Rechnung 2025: Was Unternehmen wissen müssen.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Auch wenn für die Umsetzung in den kommenden Jahren eine Übergangsfrist eingeräumt wird, so gelten bestimmte Anforderungen bereits in weniger als einem Jahr. Die PDF-Rechnungen stellen bereits heute nicht den gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen. In der EU-Richtlinie 2014/55/EU werden die Anforderungen genauer beschrieben, nämlich zusammengefasst, dass eine echte E-Rechnung strukturiert, elektronisch und maschinenlesbar sein muss.

Diese Veränderung mag auf den ersten Blick herausfordernd wirken, birgt jedoch immense Chancen für Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und eine verbesserte Compliance.

Der Wandel zur E-Rechnung ist eine Antwort auf die fortschreitende Digitalisierung unserer Gesellschaft und gleichzeitig eine strategische Maßnahme gegen Umsatzsteuerbetrug und zur Schließung der Mehrwertsteuerlücke. Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse können Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und durch Optimierung interner Abläufe einen signifikanten Wettbewerbsvorteil erlangen.

In diesem Beitrag beleuchten wir, wie Unternehmen diesen Wandel erfolgreich meistern und als Chance nutzen können, um ihre Geschäftsprozesse zukunftsfähig zu gestalten. Wir werden sehen, dass die Einführung der E-Rechnung weit mehr als eine gesetzliche Notwendigkeit ist; sie ist ein Katalysator für die digitale Transformation im Finanzwesen.

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Konkrete und praktische Schritte zur Implementierung der E-Rechnung

Die Anforderungen zur Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen bis zum Jahr 2025 stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Doch mit der richtigen Vorbereitung und einem klaren Plan lässt sich dieser Übergang bewältigen. Hier stellen wir essenzielle Schritte vor, die Ihrem Unternehmen den Weg ebnen werden:

1. Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse

Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer aktuellen Prozesse. Welche Schritte sind involviert, von der Erstellung bis zur Archivierung einer Rechnung? Wo liegen potenzielle Schwachstellen, und welche Prozesse können digitalisiert werden? Diese Bestandsaufnahme ist wichtig, um zu verstehen, wo Anpassungen notwendig sind und wie diese am besten implementiert werden können.

2. Auswahl der richtigen Lösung

Nicht jede E-Rechnungslösung passt zu jedem Unternehmen. Wichtige Kriterien sind hierbei die Kompatibilität mit vorhandenen Systemen, die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und die Benutzerfreundlichkeit. Informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile verschiedener Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sowie über die Anbieter solcher Lösungen. Eine fundierte Entscheidung in dieser Phase spart später Zeit und Ressourcen.

3. Implementierungsplanung

Die Einführung einer neuen Software erfordert sorgfältige Planung. Legen Sie einen realistischen Zeitplan fest, identifizieren Sie Schlüsselpersonen für das Projektteam und definieren Sie klare Meilensteine. Ein strukturierter Ansatz hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte unternommen werden.

4. Schulung und Change-Management

Der Erfolg einer neuen E-Rechnungslösung hängt maßgeblich von der Akzeptanz und der Fähigkeit der Mitarbeiter ab. Investieren Sie daher in umfassende Schulungen und begleiten Sie den Veränderungsprozess aktiv. Ein offener Dialog hilft, Bedenken zu adressieren und die Vorteile der neuen Lösung zu kommunizieren.

5. Testphase und Evaluation

Vor der vollständigen Implementierung ist es ratsam, eine Testphase durchzuführen. Diese erlaubt es, die Funktionalität in einer kontrollierten Umgebung zu überprüfen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen. Sammeln Sie Feedback von den Nutzern und evaluieren Sie die Leistung der Lösung, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

6. Go-Live und kontinuierliche Optimierung

Nach erfolgreicher Testphase kann die Lösung unternehmensweit ausgerollt werden. Doch auch nach dem Go-Live ist es wichtig, die Prozesse kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. Die digitale Landschaft verändert sich ständig, und die kontinuierliche Optimierung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt.

Wir beraten und setzen hierbei um:

Um eine erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung sicherzustellen, müssen Unternehmen sich ein umfassendes Wissen in mehreren Schlüsselbereichen aneignen. Wir haben hier die wichtigsten Wissensgebiete zusammengefasst:

  1. Gesetzliche Anforderungen und Standards
    Unternehmen müssen die spezifischen gesetzlichen Vorschriften verstehen, die für die E-Rechnung in ihrem Land gelten. Dazu gehören notwendige Standards wie XRechnung oder ZUGfERD in Deutschland und ein Verständnis der EU-Vorschriften, falls das Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist.
  2. Technische Spezifikationen der E-Rechnungsformate
    Es ist wichtig, die technischen Details und Spezifikationen der akzeptierten E-Rechnungsformate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT) zu kennen. So können Sie sicherzustellen, dass Ihre erstellten Rechnungen den Anforderungen entsprechen und Rechnungen, die Sie in den digitalen Rechnungsformaten empfangen, problemlos bei Ihnen verarbeitet werden können.
  3. Integration in bestehende Systeme
    Unternehmen müssen verstehen, wie sie E-Rechnungslösungen in ihre bestehenden ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware integrieren können. Auch das schließt Kenntnisse über Schnittstellen, Datenexport und -import sowie die Anpassung von Workflows ein.
  4. Datenschutz und Datensicherheit
    Ein Verständnis von Datenschutzgesetzen und Sicherheitsprotokollen ist notwendig, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Rechnungsdaten zu gewährleisten. Unternehmen müssen sich über die besten Praktiken zur Datenverschlüsselung, zum sicheren Datenaustausch und zur Datenspeicherung informieren.
  5. Change-Management und Mitarbeiterschulung
    Zu einer erfolgreiche Implementierung gehört es, Strategien für das Change-Management zu entwickeln und Mitarbeiter in der operativen Anwendung und Betreuung zu schulen.
  6. Automatisierung und Prozessoptimierung
    Kenntnisse über Möglichkeiten zur Automatisierung zur Effizienzsteigerung durch E-Rechnungen sind von großem Vorteil. Unternehmen sollten lernen, wie sie durch die digitale Rechnungsstellung manuelle Prozesse reduzieren und ihre Finanzprozesse optimieren können. Dadurch sparen Sie im Übrigen nachweislich eine Menge Geld.
  7. Monitoring und Reporting
    Ein Verständnis für die Überwachung der Rechnungsprozesse und das Reporting ist wichtig, um die Einhaltung von Vorschriften im Betrieb sicherzustellen und die finanzielle Transparenz zu erhöhen. Dazu gehören Kenntnisse über die Erstellung von Berichten und die Nutzung von Dashboard-Funktionen in E-Rechnungssystemen.
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