ERP-Migration und EDI: Was Teams unterschätzen – und wie man es richtig angeht

Ein ERP-Wechsel ist eines der aufwändigsten IT-Projekte, das ein Unternehmen durchlaufen kann. Was dabei regelmäßig unterschätzt wird: die EDI-Schnittstellen. Während das neue ERP-System monatelang geplant, getestet und eingeführt wird, laufen im Hintergrund oft Dutzende von EDI-Verbindungen zu Handelspartnern, Logistikdienstleistern und Zulieferern und jede davon muss die Migration unbeschadet überstehen. Wir begleiten seit über 20 Jahren B2B-Integrationsprojekte auf Basis der SEEBURGER Business Integration Suite. In diesem Beitrag teilen wir, was wir immer wieder sehen – und was Projekte gelingen lässt.

Warum EDI bei ERP-Migrationen so oft unterschätzt wird

ERP-Migrationen werden in der Projektplanung meist als ERP-Projekt betrachtet. Das neue System bekommt ein eigenes Projektteam, ein Budget, einen Zeitplan. Die EDI-Landschaft taucht im Projektplan als Punkt auf – irgendwo zwischen „Schnittstellen“ und „Datenmigration“.

Das ist das erste Problem. EDI-Schnittstellen sind keine Standardschnittstellen, die sich mit einem Klick umkonfigurieren lassen. Jede Verbindung zu einem Handelspartner ist individuell: eigenes Format, eigenes Protokoll, eigene Vereinbarungen, oft über Jahre gewachsen und dokumentiert – oder eben nicht dokumentiert.

Was konkret passiert, wenn dieser Punkt unterschätzt wird:

• Mappings, die auf das alte ERP-System zugeschnitten waren, müssen vollständig neu entwickelt werden
• Partner, die ihre Formate zwischenzeitlich still geändert haben, fallen erst beim Go-Live auf
• Testzeiträume sind zu knapp, um alle aktiven Handelspartner durchzutesten
• Das neue ERP-System sendet andere Nachrichtenstrukturen als das alte – und niemand hat die Partner rechtzeitig informiert
• Nach dem Go-Live häufen sich Eskalations-Tickets, weil Bestellungen oder Lieferscheine nicht ankommen

Das Ergebnis: Der Go-Live des ERP-Systems gelingt, aber die Lieferkette läuft wochenlang auf Sicht.

Das eigentliche Problem: fehlende Inventarisierung

Bevor überhaupt an Mappings oder Testphasen gedacht wird, braucht es eine vollständige Bestandsaufnahme der bestehenden EDI-Landschaft. In der Praxis fehlt diese bei einem Großteil der Unternehmen, die zu uns kommen.

Die typischen Lücken:

• Keine aktuelle Liste aller aktiven Schnittstellen. Es gibt zwar eine Liste – aber sie ist zwei Jahre alt, und seitdem wurden Partner dazugekommen und weggefallen.
• Keine Bewertung nach Geschäftskritikalität. Welche Schnittstellen müssen am Go-Live-Tag laufen? Welche können eine Woche später nachgezogen werden? Diese Priorisierung fehlt fast immer.
• Mappings ohne Dokumentation. Wer das Mapping gebaut hat, ist vielleicht nicht mehr im Unternehmen. Was es tut und warum, steht nirgendwo.
• Unbekannte Partnerformate. Einige Partner haben ihre Anforderungen seit der ursprünglichen Anbindung geändert – ohne dass das intern jemand mitbekommen hat.

Wer diese Inventarisierung vor dem Startschuss der Migration konsequent durchführt, spart sich in der heißen Phase erheblich Zeit und vermeidet die häufigsten Eskalationen.

Was eine saubere EDI-Migration ausmacht

Aus unserer Projekterfahrung gibt es fünf Stellschrauben, die den Unterschied machen:

1. Vollständiges Interface-Inventar vor Projektstart

Alle aktiven EDI-Verbindungen erfassen, mit Format, Protokoll, Partner-Kontakt und Geschäftsprozess. Dabei auch inaktive Verbindungen identifizieren – sie tauchen oft unerwartet wieder auf.

2. Priorisierung nach Geschäftsauswirkung

Nicht alle Schnittstellen sind gleich kritisch. Eine klare Priorisierung schafft Spielraum für einen gestaffelten Go-Live und verhindert, dass das gesamte Projekt an einer einzelnen, wenig genutzten Schnittstelle hängt.

3. Parallelbetrieb statt Hard Cut

Die sicherste Migrationsstrategie ist der parallele Betrieb beider Systeme über einen definierten Zeitraum. So können Transaktionen auf beiden Seiten verglichen werden, bevor das alte System abgeschaltet wird.

4. Testphase mit echten Partnerdaten

Synthetische Testdaten reichen nicht aus. Partner sollten frühzeitig in die Testphase einbezogen werden – mit echten Dokumenten, echten Formaten und echten Kommunikationskanälen.

5. Monitoring vom ersten Tag an

Nach dem Go-Live ist das Monitoring entscheidend. Prozessbasiertes Monitoring erkennt nicht nur technische Fehler, sondern auch ausbleibende Nachrichten – also Situationen, in denen die Technik grün zeigt, aber der Geschäftsprozess steht.

Aus der Praxis: BOSSARD USA

BOSSARD USA, Teil der BOSSARD Group – Marktführer für Verbindungstechnologie mit 80 Standorten weltweit – migrierte von ihrem bisherigen ERP-System auf Microsoft Dynamics 365. Die bestehende EDI-Landschaft hatte keine standardisierte Governance-Struktur, mehrere partnerspezifische Konfigurationen und eine hohe Abhängigkeit von manueller Validierung.

aurebus übernahm die End-to-End-Verantwortung für die EDI-Migration: Aufbau einer zentralisierten BIS6-Integration als einheitlichem Integrations-Backbone, Entwicklung neuer D365-spezifischer Mappings für alle rund 35 aktiven EDI-Interfaces, Konfiguration und Validierung der AS2-Kommunikation sowie eine vollständige Testphase mit parallelem Betrieb.

Die Ergebnisse nach der Migration:

• ca. 50 % weniger manueller EDI-Validierungsaufwand
• ca. 35 % schnellere Dokumentenverarbeitung
• ca. 60 % weniger EDI-bezogene Eskalations-Tickets
• ca. 30 % schnelleres Onboarding neuer Handelspartner
• Vollständige Migration ohne Unterbrechung laufender Partnertransaktionen

„The migration to D365 and the full redesign of our EDI processes were made possible through the strong collaboration between Aurebus, the Bossard Group EDI Team, and the Bossard US/Canada Team. Aurebus provided structured and dependable execution, while the Bossard teams played an essential role through their deep process knowledge, proactive engagement, and commitment to seamless delivery. Transparent communication, joint testing efforts, and close teamwork across all parties ensured a smooth transition with no disruption to daily operations.“

— Izudin Dizdarevic, Integration Lead, BOSSARD USA / CANADA

Aus der Praxis: Containerships / CMA CGM

Containerships, Teil der CMA CGM Group, ist ein Full-Service-Logistikanbieter mit 32 Schiffen, 700 LKW und über 1.200 Spezialisten in mehr als 30 Ländern. Das Projekt: Migration der gesamten EDI-Landschaft von SAP Process Orchestration auf SEEBURGER BIS6, kombiniert mit der Neuentwicklung von EDI-Mappings für neue Kundenprozesse.

Das Ziel war eine Migration, die für die Handelspartner unsichtbar bleibt – keine Unterbrechungen, keine Neuanforderungen an Partner, kein Mehraufwand auf deren Seite. Das gelang: Kein einziger Partner bemerkte die Umstellung.

„aurebus steht für Zuverlässigkeit, Nachhaltigkeit und Professionalität. Ein freundliches Team, in dem jeder genau weiß, wovon er redet. aurebus hat weitaus bessere Leistungen erbracht und geliefert, als wir erwartet haben.“

— Mike Broughan, Project Manager, Containerships – CMA CGM GmbH

Was das für euer nächstes Migrationsprojekt bedeutet

ERP-Migrationen sind komplex genug. Die EDI-Seite sollte dabei nicht zur Nachbeschäftigung werden. Wer frühzeitig mit einer vollständigen Bestandsaufnahme beginnt, eine klare Priorisierung vornimmt und die Integrationsstelle als eigenständiges Teilprojekt behandelt, vermeidet die häufigsten Ursachen für Verzögerungen nach dem Go-Live.

Wenn ihr eine ERP-Migration plant oder bereits mitten darin seid und EDI als offenen Punkt habt: Wir schauen gerne gemeinsam auf eure aktuelle Situation.

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aurebus consulting GmbH ist SEEBURGER Premium Partner und seit über 20 Jahren auf B2B-Integration und EDI auf Basis der SEEBURGER Business Integration Suite spezialisiert. Weitere Referenzen und Projektberichte: aurebus.de/referenzen