PDF-to-EDI Prozess – Automatisierte Datenverarbeitung aller strukturierten PDF-Belege

Unternehmen verarbeiten täglich eine Vielzahl an PDF-Dokumenten – von Bestellungen über Lieferscheine bis hin zu Rechnungen. PDF-to-EDI sorgt für eine durchgängige Digitalisierung aller strukturierten PDF-Belege und integriert diese direkt in ERP-Systeme oder andere Business-Anwendungen.

PDF-to-EDI: Automatisierte Datenverarbeitung ohne Medienbrüche

Spezifische Herausforderung:

Unternehmen verarbeiten täglich eine Vielzahl an PDF-Dokumenten – von Bestellungen über Lieferscheine bis hin zu Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung dieser Dokumente ist fehleranfällig, kosten- und zeitintensiv und bindet wertvolle Ressourcen. PDF-to-EDI adressiert genau dieses Problem: Die vollständige Automatisierung und Digitalisierung der PDF-Dokumentenverarbeitung und Integration in bestehende Systeme.

Für wen ist es ein Thema?

Für IT-Leitungen, EDI-Team Leads, Verantwortliche für Systemintegration und Einkauf/Verkauf bietet PDF-to-EDI eine effiziente Lösung, um Medienbrüche zu vermeiden, Prozesse zu automatisieren und die Qualität der Stammdaten zu verbessern.

Kernkomponenten von PDF-to-EDI:

Dokumentenservice:

PDF-Dokumente werden automatisch in maschinenlesbare digitale EDI-Daten umgewandelt – ohne manuelle Eingriffe und unabhängig vom Layout des Dokuments.

Medienbruchfreie Verarbeitung:

PDF-to-EDI sorgt für eine durchgängige Digitalisierung aller strukturierten PDF-Belege und integriert diese direkt in ERP-Systeme oder andere Business-Anwendungen.

100 % Integration:

Die extrahierten Inhalte werden über digitale Schnittstellen nach Wahl (EDI, IDoc, XML, JSON, etc.) nahtlos in bestehende Systeme eingebunden, was eine medienbruchfreie Kommunikation sicherstellt.

Schlüsselkomponenten von PDF-to-EDI:

1. Der Prozess aus Kundensicht:

Ein typisches PDF-to-EDI-Szenario sieht wie folgt aus: Ein B2B-Partner (Kunde oder Lieferant) sendet Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen oder andere Belege im PDF-Format, die über den PDF-to-EDI-Service automatisiert empfangen, verarbeitet und in digitaler, anwendungsspezifischen Form weitergeleitet werden. Die Visualisierung zeigt den Prozessfluss.

2. Der technische Prozess:

Der technische Ablauf im Hintergrund ist in vier Hauptschritte gegliedert:

• Erkennung: Der aurebus-Service empfängt PDF-Dokumente, die z.B. per E-Mail von Kunden oder Lieferanten gesendet werden. Strukturierte und unstrukturierte Dokumente werden automatisch erkannt und klassifiziert.
• Datenextraktion: Mithilfe individueller „Fingerprints“ für jedes Belegbild werden die relevanten Inhalte extrahiert. Diese Fingerprints sind Vorlagen, die speziell auf die Layouts der PDF-Dokumente abgestimmt sind.
• Transformation: Die extrahierten Daten werden in die von Ihnen benötigten digitalen Formate umgewandelt. Ob IDoc, XML oder JSON oder andere Formate – die Lösung ist nicht begrenzt und ermöglicht eine Integration in jede Systemlandschaft.
• Integration: Die erzeugten Daten werden sicher an Ihre Ziel-Systeme übergeben, sei es ein ERP-System oder eine andere Business-Anwendung. Über SSL-gesicherte Verbindungen wird eine sichere und fehlerfreie Übertragung gewährleistet.

Vorteile von PDF-to-EDI:

Effizienzsteigerung und Fehlerreduzierung:

Die vollständige Automatisierung des Prozesses spart wertvolle Zeit und eliminiert manuelle Fehlerquellen.

Kostensenkung durch Automatisierung:

Die Automatisierung führt zu deutlichen Kosteneinsparungen, da Arbeitsaufwände für die manuelle Erfassung entfallen und Prozesse beschleunigt werden.

Skalierbarkeit und Flexibilität:

Die Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Ob Sie 200 oder 20.000 PDF-Dokumente pro Monat verarbeiten – PDF-to-EDI passt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse an.

Verfügbare Expertise und Best Practices:

aurebus bringt über 20 Jahre Erfahrung in der EDI- und Systemintegration mit und begleitet Sie von der ersten Parametererhebung über die Implementierung bis zum Go-Live und Hypercare-Support.

Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse:

• PDF-to-EDI automatisiert und optimiert die Verarbeitung Ihrer PDF-Geschäftsdokumente vollständig.
• Der Prozess bietet eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft.
• aurebus stellt sicher, dass Ihre Stammdaten durch standardisierte Prozesse in höchster Qualität vorliegen.
• Skalierbare und flexible Lösungen – unabhängig vom Volumen Ihrer PDF-Transaktionen.