Unsere Erwartungen an EDI-Consultants und ein möglicher Arbeitsablauf!

Wir lieben EDI. Aber – was machen unsere EDI-Consultants und wie sieht ihr möglicher Alltag aus? Ein Interview mit unserem Geschäftsführer Klaus Dirsen. 

Klaus, du bist in dem Umfeld EDI schon seit über 20 Jahren tätig. Was ist die technische Herausforderung in unserem Bereich? 

Eine der Hauptaufgaben im EDI-Bereich ist es, verschiedene IT-Systeme und Softwareanwendungen miteinander zu integrieren. Diese Systeme verwenden unterschiedliche Datenformate und Kommunikationsprotokolle, die man kennen sollte. Obwohl es EDI-Standards wie EDIFACT, X12 oder ANSI gibt, haben viele Unternehmen ihre eigenen Anpassungen und Varianten dieser Standards entwickelt. Dies kann die Interoperabilität erschweren und erfordert eine tiefe Kenntnis der spezifischen EDI-Implementierung jedes Kunden.

Da EDI den Austausch sensibler Geschäftsdaten erfordert, ist es entscheidend, dass die Daten während des gesamten Prozesses sicher sind. Dies bedeutet, dass wir strenge Sicherheitsprotokolle einhalten und ständig auf dem neuesten Stand der Technik in Bezug auf Datenverschlüsselung und -schutz bleiben müssen. 

Auch Fehler können während des EDI-Prozesses auftreten, z. B. wenn eine Nachricht nicht korrekt formatiert ist oder wenn ein System nicht erreichbar ist. Die schnelle und effektive Behandlung dieser Fehler ist entscheidend, um die Geschäftsprozesse nicht zu stören. 

In einigen Branchen, wie der Gesundheits- und Finanzbranche, gibt es strenge Vorschriften für den elektronischen Datenaustausch. Als EDI-Berater müssen wir sicherstellen, dass unsere Lösungen diesen Vorschriften entsprechen. 

In der EDI-Beratung ist es unsere Aufgabe, diese Herausforderungen zu meistern und unseren Kunden dabei zu helfen, ihre Geschäftsprozesse durch möglichst effiziente und sichere EDI-Lösungen zu optimieren. Es ist eine anspruchsvolle, aber auch sehr lohnende Rolle, in der wir einen echten Unterschied machen können. 

Zu den Hauptaufgaben, die ein EDI-Consultant bei aurebus übernimmt, gehören:

Bedarfsanalysen: Unsere EDI-Berater analysieren die spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse unserer Kunden, um maßgeschneiderte EDI-Lösungen zu entwerfen. 

Implementierungen: EDI-Consultants sind verantwortlich für die organisatorische und technische Implementierung von SEEBURGER BIS6 Systemlandschaften. Dies kann die Einrichtung von Software, die Erstellung oder Konfiguration von Mappings und die Einrichtung von Kommunikationsprotokollen beinhalten. 

Testing und Qualitätssicherung: Unsere Consultants führen umfassende Tests durch, um sicherzustellen, dass die EDI-Lösung korrekt funktioniert.

Support und Wartung: Consultants bei aurebus bieten kontinuierlichen Support und Wartung für die implementierten EDI-Lösungen. Sie überwachen die Prozesse, identifizieren und lösen auftretende Probleme und führen regelmäßige Systemaktualisierungen durch.

Schulung: als Consultants schulen wir auch die Mitarbeiter des Kunden in der Nutzung der EDI-Lösung und stellen sicher, dass sie die nötige Unterstützung erhalten, um sie effizient zu nutzen.

Kontinuierliche Verbesserung: Unsere EDI-Consultants streben ständig nach Verbesserung und Optimierung der EDI-Prozesse unserer Kunden. Sie bewerten die Performance der implementierten Lösungen und schlagen Verbesserungen vor, um den Geschäftswert der EDI-Implementierung für den Kunden zu maximieren.

Welche Eigenschaften und Kompetenzen sind dabei vor allem für dich als Geschäftsführer wichtig? 

Gute Frage und mein Lieblingsthema: wie schon in der letzten Frage angeteasert – unabhängig von der Position bei aurebus halte ich zwei Kompetenzen für besonders wichtig: Kommunikationskompetenz und Kundenfokus. 

Beides sind Schlüsselmerkmale unserer Unternehmenskultur und ein wichtiger Aspekt unseres Engagements für exzellenten Service und Zusammenarbeit. 

Ich will es gern erläutern, warum ich das Beides für so wichtig halte:  

Kommunikationskompetenz erlaubt es uns, Ideen und Informationen effektiv zu vermitteln, Beziehungen zu pflegen und gemeinsam Probleme zu lösen. Als gute Kommunikatoren können wir komplexe Informationen klar und präzise ausdrücken. Wir stellen sicher, dass unsere Botschaften verständlich und nachvollziehbar sind.  

Es ist auch wichtig, dass wir in der Lage sind, unsere Kommunikationsweise an verschiedene Situationen und Menschen anzupassen. Wir wollen die Bedürfnisse unseres Publikums sehen und passen unsere Botschaften und unseren Stil an. Damit wollen wir sicherstellen, dass wir ein gutes, gemeinsames Verständnis erzeugen. 

Als gute Kommunikatoren können wir effektiv mit Konflikten umgehen. Wir sollten Emotionen erkennen und managen können, faire Lösungen vorschlagen und stets zu einem positiven Ergebnis beitragen. 

Nicht zuletzt basiert jede gute Kommunikation auf Respekt. Respekt gegenüber anderen Meinungen und Perspektiven, auch oder besonders, wenn sie nicht mit der eigenen Sicht übereinstimmen. 

Könntest du einen typischen Tag im Leben von EDI-Project-Leads beschreiben?

Jeder Tag sieht in der Regel anders aus. Aber, ich konstruiere mal einen Beispiel-Tag:

8:00 – Tagesstart: Der Tag beginnt mit der Überprüfung von E-Mails und Projektstatusberichten, um einen Überblick über den aktuellen Stand der verschiedenen laufenden Projekte zu bekommen.
9:00 – Teammeeting: Ein kurzes Meeting mit dem EDI-Team, um den Fortschritt der Projekte zu besprechen, Aufgaben zu delegieren und Prioritäten für den Tag festzulegen.
10:00 – Kundenmeeting: Ein virtuelles Meeting mit einem Kunden, um den aktuellen Stand des Projekts zu besprechen, Fragen zu beantworten und eventuelle Änderungen am Projektumfang oder Zeitplan zu besprechen.
11:00 – Projektplanung und -koordination: Arbeit an der Projektplanung, einschließlich der Erstellung und Aktualisierung von Zeitplänen, der Zuweisung von Ressourcen und der Risikobewertung.
12:00 – Mittagspause
13:00 – Zusammenarbeit mit dem EDI-Team: Arbeit mit dem EDI-Team an der Implementierung der EDI-Lösung. Dies kann die Überprüfung des Datenmappings, die Lösung technischer Probleme oder die Koordination der Tests beinhalten.
14:00 – Berichterstattung: Erstellung von Projektstatusberichten und Aktualisierung der Projekt-Dashboards, um den Fortschritt und die Performance des Projekts zu überwachen.
15:00 – Kundenkommunikation: Kommunikation mit dem Kunden über E-Mail oder Telefon, um Updates zu geben, Feedback einzuholen oder Fragen zu beantworten.
16:00 – Aufwandsschätzung und Angebotserstellung: Schätzung des Gesamtaufwands für ein größeres Projekt (> 50 Tage). Abstimmung mit dem EDI Consulting Team, Erstellung eines Angebots und einer Angebotspräsentation für einen Kunden. Koordination eines Termins zur Vorstellung mit den Stakeholdern auf Kundenseite und intern.
17:00 – Tagesabschluss: Abschließende Überprüfung der Aufgaben des Tages, Aktualisierung der Projektstatusberichte und Planung der Aufgaben für den nächsten Tag.