EDI im PBS-Handel: Optimierte Zahlungsprozesse und technische Standards

Die Zahlungsabwicklung im Handel mit Papier-, Büro- und Schreibwaren (PBS) steht vor besonderen Herausforderungen: Manuelle Bearbeitung, fehleranfällige Datenübertragungen und unterschiedliche Systemlandschaften führen oft zu Verzögerungen und erhöhtem Aufwand.

Mit EDI (Electronic Data Interchange) lassen sich diese Probleme gezielt lösen. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Zahlungs- und Rechnungsprozessen können Unternehmen im PBS-Sektor effizienter arbeiten, rechtliche Vorgaben einhalten und langfristig Kosten senken.

Anforderungen und Standards im PBS-Handel

EDI-Prozesse müssen sowohl technische als auch rechtliche Anforderungen erfüllen:

• Technische Standards: Standardisierte Formate wie EDIFACT, XML oder ZUGFeRD erleichtern den automatisierten Austausch von Rechnungen, Zahlungsavis und Gutschriften – unabhängig von den ERP-Systemen der Handelspartner.
• Rechtliche Vorgaben: Unternehmen müssen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung beachten, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
• Datensicherheit: Der Schutz sensibler Zahlungs- und Geschäftsdaten gemäß DSGVO sowie ISO 27001 ist essenziell, um Sanktionen und Reputationsschäden zu vermeiden.

EDI unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen, und bietet gleichzeitig Flexibilität für individuelle Geschäftsprozesse.

Vorteile von EDI für den PBS-Handel

• Fehlerreduktion: Automatisierte Validierungen sorgen für fehlerfreie Rechnungen und Zahlungsdaten.
• Beschleunigung der Prozesse: Der Austausch von Daten in Echtzeit verkürzt Bearbeitungszeiten.
• Compliance-Sicherheit: Eingebaute Kontrollmechanismen unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• Kostenersparnis: Durch die Automatisierung manueller Aufgaben lassen sich Betriebskosten deutlich senken.

Erfolgreiche Praxisbeispiele: EDI im PBS-Handel

Edding AG

Edding nutzt den aurebus EDI-Cloud sowie den BIS remote Managed Service, um seine Zahlungs- und Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten und die Automatisierung voranzutreiben.

• Maßnahmen:
  Mit der aurebus EDI-Integration wurden ein automatisierter Rechnungsabgleich und die nahtlose Integration von Zahlungsavis umgesetzt. Dies ermöglichte eine direkte Anbindung an bestehende ERP-Systeme und reduzierte manuelle Prozesse.
• Ergebnis:
  ✔ Effizienzsteigerung durch automatische Rechnungsprüfung und Zahlungsabgleich.
  ✔ Reduzierte Fehlerquote durch die Minimierung manueller Eingriffe.
  ✔ Optimierte Prozessgeschwindigkeit, die Zahlungsabläufe beschleunigt und Transparenz schafft.

Soennecken eG

Soennecken nutzt den aurebus Patch- und Update-Service, um die Sicherheit und Funktionalität seiner EDI-Systeme langfristig zu gewährleisten.

• Maßnahmen:
  Regelmäßige Updates der SEEBURGER BIS-Plattform sorgen für aktuelle Funktionen, Sicherheitsoptimierungen und eine nachhaltige Systemstabilität. Durch kontinuierliche Wartung und Anpassungen bleibt die Plattform leistungsfähig und compliant.
• Ergebnis:
  ✔ Langfristige Systemstabilität durch regelmäßige Wartung und Sicherheitsupdates.
  ✔ Minimierte Sicherheitsrisiken durch proaktive Patch-Implementierungen.
  ✔ Maximale Compliance mit aktuellen regulatorischen Anforderungen.

Schröter Bürosysteme GmbH

Schröter nutzt den aurebus EDI-Cloud Service ein, um seine EDI-Prozesse effizient abzuwickeln und flexibel an neue Anforderungen anpassen zu können.

• Maßnahmen: Mit der aurebus Cloud-EDI-Lösung wurde eine hochverfügbare Infrastruktur implementiert, die eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse ermöglicht. Automatisierte Prozesse und optimierte Schnittstellen reduzierten manuelle Eingriffe und erhöhten die Effizienz.
• Ergebnis:
  ✔ Flexibilität und Skalierbarkeit durch die Nutzung einer cloudbasierten EDI-Plattform.
  ✔ Sichere und zuverlässige Datenverarbeitung, unabhängig von lokalen Systemen.
  ✔ Effizienzsteigerung durch automatisierte Abläufe, die interne Ressourcen entlasten und die Reaktionszeiten optimieren.